Ein Teamworkshop ist wichtig für die Teamentwicklung: Hier wird der Grundstein für eine gute Zusammenarbeit gelegt. Dieser Artikel hilft dir, dich optimal vorzubereiten. Ich stelle typische Themen, Ziele und Ergebnisse vor, die im Rahmen eines Teamworkshops bearbeitet werden und nenne Fehler, die du bei der Planung vermeiden solltest. Außerdem biete ich ein kostenfreies Template zum Download an, das du für deine persönliche Vorbereitung und als Briefing für eine*n Teamcoach*in verwenden kannst.
Inhaltsverzeichnis:
Stell dir folgende Situation vor: 14 Personen treffen sich für zwei Tage zu einem Teamworkshop. Schon am ersten Vormittag gerät die Agenda aus den Fugen, am Nachmittag wird chaotisch diskutiert, ohne die unterschiedlichen Perspektiven zu berücksichtigen. Am Ende des zweiten Tages verlässt das Team erschöpft und ohne Ergebnis den Workshop. Dieses Szenario willst du unbedingt vermeiden. Deshalb zeige ich dir in diesem Artikel, wie du den nächsten Teamworkshop optimal vorbereitest.
Ein richtig guter Workshop beginnt am Ende
Ich moderiere seit 2016 Teamworkshops, Klausuren und Offsites. In dieser Zeit ist mir eines klar geworden: gute und schlechte Workshops unterscheiden sich bereits in der Vorbereitung. Ein Workshop ist in seiner Konzeption und Durchführung vergleichbar mit der strategischen Planung in Organisationen: Ohne Vision oder Zielbild lassen sich weder Handlungsoptionen auswählen noch sinnvolle nächste Schritte definieren. Ohne eine klare Zielvorstellung können auch keine aussagekräftigen Ergebnisse erzielt und geeignete Methoden ausgewählt werden.
Ein richtig guter Workshop beginnt also am Ende, bei der gewünschten Veränderung und Entwicklung, die erreicht werden soll. Er beginnt mit der Frage:
Was wird nach dem Workshop anders sein?
Sei bei deiner Antwort positiv, mutig und inspirierend, die Zeit ist reif für Visionen! Gehe gerne etwas ins Detail, die Antwort muss sich nicht auf einen Satz beschränken.
Zum Beispiel könnte eine Vision nach dem Workshop so aussehen: Nach dem Workshop werden wir als Team wertschätzend miteinander kommunizieren. Wir legen die wichtigsten Informationen für alle transparent ab, damit wir effektiv arbeiten können. Wir werden in unserem Arbeitsalltag Zeit für persönliches Feedback und Teammomente einplanen. Wir sind das Zukunftsteam in unserer Organisation.
Typische Themen für einen Teamworkshop
Im nächsten Schritt kannst du aus deiner Antwort mögliche Themen für die Bearbeitung ableiten. Sie bilden den inhaltlichen Rahmen und führen dann zu langfristigen Zielen und konkreten Workshop-Ergebnissen. In einem Teamworkshop geht es oft darum, die Zusammenarbeit zu verbessern, Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären, gemeinsam Lösungsideen zu entwickeln und konkrete Maßnahmen für die Zeit nach dem Workshop zu vereinbaren. Häufig wird auch der Wunsch nach einer professionellen Moderation und einer Außenperspektive geäußert.
Hier sind einige typische Anfragen für Teamworkshops, die ich erhalten habe:
Zusammenarbeit und Kommunikation: „Wir stellen fest, dass die Zusammenarbeit zwischen unseren Teams immer herausfordernder wird und dass diese Herausforderungen tiefer gehen als wir dachten. Deshalb wollen wir in einem Workshop mit den Teams die Situation analysieren (Ist-Prozesse) und eine Lösung erarbeiten (Soll-Prozesse).”
Rollen und Verantwortlichkeiten: „Ziel des Teamworkshops ist es einerseits, die teaminternen Rollen und Erwartungen an die Zusammenarbeit im Hinblick auf die neuen Aufgaben zu formulieren und gemeinsam zu reflektieren. Andererseits geht es konkret darum, Verantwortlichkeiten im Team festzulegen, Arbeitsstrukturen zu überdenken und zu verbessern sowie Grundsätze für die Zusammenarbeit zu entwickeln.”
Innovationsentwicklung: „Wir planen einen Workshop, um mit dem Team innovative Ideen zur Verbesserung der Dienstleistungsfähigkeit innerhalb der Organisation zu entwickeln. Nach einer ersten Recherche erscheint uns die Methode Design Thinking geeignet.”
Projektplanung- und Steuerung: „Wir organisieren unsere diesjährige Klausurtagung für ein 8-köpfiges Management-Team. Ziel ist es, eine Roadmap und Milestones für das kommende Jahr zu definieren. Nachdem unsere letzte Klausur unstrukturiert verlaufen ist, wünscht sich das Team diesmal eine externe Moderation. Wir wollen zielgerichtet zu Ergebnissen kommen und klare Aufgaben für die Zeit nach dem Workshop definieren.”
Konfliktmanagement: „Wir planen einen Workshop zur Klärung einer bestehenden Spannung. Mittlerweile ist das Thema emotional schon sehr aufgeladen, letzte Woche sogar leicht eskaliert. Wir fragen uns, wie wir zukünftig besser mit Konfliktsituationen und Stress umgehen können.”
Teambuilding: „Wir sind in letzter Zeit gewachsen und möchten diesen Erfolg mit dem Team feiern und eine Grundlage für die zukünftige Zusammenarbeit legen.”
Ziele und Ergebnisse eines Teamworkshops
Sobald die Themen klar sind, können die langfristigen Ziele und Ergebnisse des Workshops festgelegt werden. Bei den langfristigen Zielen kannst du dich von deiner Vision zu Beginn leiten lassen und überlegen, wie du diese Ziele überprüfbar, d.h. messbar formulieren kannst.
Es erfordert etwas Erfahrung, um zielführende Workshop-Ergebnisse zu definieren. Falls du hier nicht weiterkommst, dann bewerte diese Unklarheit als Erkenntnis. Ein erfahrener Teamcoach hilft dir an dieser Stelle weiter. Und manchmal werden die tatsächlichen Ergebnisse auch erst im Workshop deutlich, wenn das Team gemeinsam eine passende Lösung für eine Herausforderung erarbeitet. Zum Verständnis differenziere ich die drei Begriffe und gebe dann konkrete Beispiele:
Das Thema: Worum geht es im Workshop? (Der inhaltliche Fokus. Siehe auch die Beispiele oben.)
Das langfristige Ziel: Was soll im Team und in der Organisation in Bezug auf das Thema langfristig erreicht werden? (Die konkreten, messbaren Veränderungen und Ergebnisse)
Das Ergebnis des Workshops: Was wird im Workshop direkt erarbeitet? (Die Liefergegenstände: z.B. Aktionsplan mit Meilensteinen, Kommunikationsleitfaden, Meeting-Formate, Teamrollen, Werte, Vision und Mission)
1. Thema: Kommunikation
Langfristiges Ziel: Erhöhung der Transparenz und Zufriedenheit mit der internen Kommunikation um 25 % innerhalb der nächsten 12 Monate, gemessen durch regelmäßige Umfragen und die Anzahl und Dauer von Meetings.
Ergebnis des Workshops: Ein einfacher Kommunikationsleitfaden mit klar definierten Kommunikationswegen, -methoden und -regeln.
2. Thema: Rollen und Verantwortlichkeiten
Langfristiges Ziel: Verbesserung der Planbarkeit und Steigerung der Effizienz durch Reduzierung von Doppelarbeit und unklaren Zuständigkeiten. Das führt zu mehr Sicherheit und Vertrauen im Team.
Ergebnis des Workshops: Fünf detailliert beschriebene Teamrollen mit spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
3. Thema: Mission und Ziele des Teams
Langfristiges Ziel: Eine klare Entscheidungsgrundlage schaffen, die dem Team zukünftig hilft, Themen und Projekte effizient zu priorisieren und auszuwählen, um die Teamleistung und Zielerreichung innerhalb der nächsten 12 Monate um 20 % zu steigern.
Ergebnis des Workshops: Ein schriftlicher Entwurf einer gemeinsamen Mission sowie fünf SMARTe Ziele (spezifisch, messbar, attraktiv, relevant und terminiert) für dieses Jahr.
Nachdem die Ziele und Ergebnisse definiert sind, werden im nächsten Schritt die passenden Methoden und Impulsvorträge ausgewählt und die Agenda erstellt. An dieser Stelle gehe ich nicht weiter auf die Methoden ein, für konkrete Beispiele empfehle ich die folgenden Artikel:
Typische Fehler bei Teamworkshops
Klare Ziele und Ergebnisse sind der erste Schritt auf dem Weg zu einem richtig guten Teamworkshop. Wenn du auch die folgenden Fehler vermeidest, wird sich die Qualität weiter verbessern:
Die Teilnehmer*innen werden nicht in die Ziel- und Ergebnisdefinition einbezogen: Ohne eine Vorbesprechung und Überprüfung der Themen mit dem gesamten Workshop-Team, werden oft wichtige Themen übersehen oder die falschen Themen priorisiert.
Fehlende Perspektiven im Workshop: Ohne die wichtigsten Beteiligten kann ein Thema nicht umfassend und zielführend diskutiert und bearbeitet werden. Wenn es wirklich nicht möglich ist, dass alle Beteiligten an einem Workshop teilnehmen, dann versuche, deren Perspektiven trotzdem zu berücksichtigen, z.B. durch ein gemeinsames Kick-off-Meeting, durch Umfragen oder ein Live-Interview im Workshop.
Zu viele Themen in zu kurzer Zeit: Ohne eine bewusste Auswahl und Reduktion der Themen kann in einem Workshop nicht fokussiert gearbeitet werden. Je nach Komplexität der Themen empfehle ich maximal 2-3 Themen pro Tag. Zu viele Themen und sehr ehrgeizige Ziele führen oft zu Enttäuschungen.
Konflikte durch interne Moderation: Die Moderation ist für den Erfolg des Workshops verantwortlich. Ohne entsprechende Erfahrung stellt diese Aufgabe eine große Herausforderung und damit ein Risiko dar. Wird die Rolle intern besetzt, fehlt zudem eine wertvolle und neutrale Außenperspektive, die auch bei der Lösung von Konflikten hilfreich sein kann.
Mangelnde Dokumentation der Ergebnisse: Ohne eine Dokumentation der wichtigsten Ergebnisse, Erkenntnisse und nächsten Schritte fehlt dem Team nach dem Workshop die Grundlage für eine zielgerichtete Weiterarbeit an den Themen.
Zusammenfassung und Template
Ein erfolgreicher Teamworkshop beginnt mit dem Ende und der Frage: Was wird nach dem Workshop anders sein? Dann werden die Themen, die langfristigen Ziele und die konkreten Ergebnisse des Workshops definiert.
Ein richtig guter Workshop bezieht die wichtigsten Beteiligten ein, wird professionell moderiert und die Ergebnisse werden abschließend so dokumentiert, dass das Team optimal damit weiterarbeiten kann.
Nutze das kostenfreie Template, um deinen Teamworkshop vorzubereiten: