Meetings sind ein fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags – wenn sie gut sind, verbinden sie, fördern Entscheidungen und steigern die Energie. Doch ohne Vorbereitung, Moderation und Dokumentation können sie schnell zur Zeitverschwendung werden.
Das New Work Magazin Neue Narrative (Ausgabe Nr. 22, 2025) hat 400 Personen zur Meetingkultur befragt und nennt folgende Zahlen:
75 % der Mitarbeiter*innen sind unzufrieden mit den Meetings in ihrer Organisation,
71 % arbeiten nicht regelmäßig an einer Verbesserung der Meetingkultur und
65 % sagen, dass nicht offen über die Meetingkultur in der Organisation gesprochen wird.
Es wird Zeit, das zu ändern! In diesem Artikel erfährst du, wie du effiziente Meetings in deinem Team etablierst. Und am Ende wartet ein kostenloser PDF-Leitfaden auf dich – dein praktisches Tool für eine nachhaltige Verbesserung der Meetingkultur.
Inhaltsverzeichnis:
1. Die häufigsten Fehler bei Team-Meetings
Um zu verstehen, was ein effizientes Meeting ausmacht, sollten wir uns zuerst anschauen, was oft schief läuft.
Kennst du diese frustrierenden Situationen aus deinem Meeting-Alltag?
Kein klares Ziel, keine Agenda und keine Moderation: Ohne ein klares Ziel fehlt die Grundlage für eine sinnvolle Struktur und das Meeting wird schnell chaotisch.
Die falschen Personen nehmen teil: Entweder sind zu viele Teilnehmende dabei, die wenig beitragen können, oder entscheidende Personen fehlen, so dass keine verbindlichen Entscheidungen getroffen werden.
Ablenkung und Multitasking: Die Teilnehmenden beantworten nebenbei E-Mails oder erledigen andere Aufgaben, echte Beteiligung bleibt so auf der Strecke.
Unverhältnismäßige Redeanteile: Einzelne Personen dominieren das Gespräch, während andere kaum zu Wort kommen oder ihre Themen nicht platzieren können.
Kein Plan, wie es nach dem Meeting weitergeht: Niemand dokumentiert das Meeting und die nächsten Schritte. Niemand fühlt sich nach dem Meeting verantwortlich für die Umsetzung von Projekten und Aufgaben.
Ich fasse zusammen: Ein effizientes Meeting ist gut vorbereitet, moderiert und nachbereitet.
2. Die wichtigsten Ziele von Team-Meetings
Die Vorbereitung eines Meetings kann beginnen, wenn das Ziel feststeht. Erst dann macht es Sinn, die Agenda zu erstellen und die richtigen Personen einzuladen. Ziel und Agenda sollten bereits in der Einladung an die Teilnehmer*innen kommuniziert werden, das schafft klare Erwartungen und ist die Grundlage für gute Ergebnisse. Hier sind die wichtigsten Ziele von Team-Meetings – und warum sie wichtig sind.
Status-Update (z.B. Daily Stand-up) Das Team bringt sich kurz auf den neuesten Stand, teilt Fortschritte und erkennt Hindernisse.
Operative Planung und Synchronisation (z.B. Weekly oder Kick-off) Ein detaillierter Austausch zum Fortschritt von Projekten und Themen. Das Team definiert Aufgaben und Verantwortlichkeiten, um Projekte effizient zu starten oder umzusetzen.
Entscheidungen treffen und überzeugen Im Team werden Argumente zu einer Idee, Strategie oder Entscheidung präsentiert, offene Fragen geklärt und Optionen bewertet – bis eine verbindliche Entscheidung getroffen wird.
Feedback Ob im Team, in Kleingruppen oder zu zweit – offenes und konstruktives Feedback fördert die individuelle und gemeinsame Weiterentwicklung.
Ideenentwicklung Gemeinsam entwickelt das Team kreative Ideen und erarbeitet Lösungen.
Wissensvermittlung Neue Informationen, Methoden und Best Practices werden im Team geteilt, um die gemeinsame Weiterentwicklung zu fördern.
Diskussion, Reflexion und Evolution (z.B. Retrospektive) Das Team tauscht Perspektiven aus, reflektiert Erfahrungen und neue Erkenntnisse, um Prozesse und Zusammenarbeit kontinuierlich zu verbessern.
Teambuilding & Socializing Informeller Austausch und gemeinsame Aktivitäten stärken das Teamgefühl und fördern Vertrauen.
Insbesondere zu Beginn des Verbesserungsprozesses empfehle ich, für jedes Meeting nur eines dieser Ziele festzulegen. Dies erleichtert es der Moderation, den Fokus zu überprüfen und beizubehalten.
3. Meeting-Templates
Ein professionelles Team hat Templates für alle regelmäßig stattfindenden Meetings definiert. Diese Vorlagen enthalten die wichtigsten Eckpunkte (Titel, Ziel, Beschreibung, Dauer, Teilnehmer*innen und Agenda) und helfen dem Team bei der Vorbereitung und Durchführung. Auch für die Dokumentation sollte es eine einheitliche Vorlage geben, auf der die Ergebnisse, Notizen, nächste Schritte, Verantwortlichkeiten und Folgetermine festgehalten werden. Alternativ kann ein Kanban-Board (Backlog, To-do, Doing, Done) helfen, Aufgaben und Fortschritte transparent zu halten. Zum besseren Verständnis stelle ich zwei Meetings in Form eines Templates vor.
Name: Daily Stand-up
Ziel: Ein kurzes persönliches Status-Update, schneller Überblick ohne lange Diskussionen.
Beschreibung:
Beim Daily Stand-up geht es darum, die Motivation und das Teamgefühl zu fördern sowie akute Sorgen und Engpässe anzusprechen und zu lösen. Falls eine Lösung mehr Zeit erfordert, dann vereinbaren die Betroffenen einen Besprechungstermin außerhalb des Formats. Alle Teammitglieder geben ein generelles Update. Das Format ist kurz und dynamisch und kann im Stehen durchgeführt werden. Es findet mindestens einmal pro Woche statt, kann aber auch täglich sinnvoll sein – besonders für Teams, die remote oder hybrid arbeiten, um in regelmäßigem Austausch zu bleiben. Innerhalb des Check-ins wird nicht diskutiert und es werden keine Entscheidungen getroffen. Tauchen größere Themen auf, dann werden diese für das wöchentlich stattfindende Weekly notiert.
Mögliche Themen: Krankheit, Urlaub, Unterstützungsbedarf, akute Probleme, offenen Aufträge und Angebote.
Dauer: 15 Minuten
Teilnehmer*innen: 10 bis 15 Personen innerhalb eines Teams
Beispielhafte Agenda:
Kurze Begrüßung durch die Moderation (1 Minute)
Check-In-Runde (pro Person 1 Minute): Alle Teilnehmenden beantworten nacheinander die folgenden drei Fragen: Was hast du gestern geschafft? Was hast du heute vor? Wo brauchst du von wem Unterstützung?
Name: Weekly
Ziel: Ein detaillierter Austausch zum Fortschritt von Projekten und Themen. Teamübergreifend bricht das Meeting Silos auf und sorgt für mehr Transparenz in der Abteilung.
Beschreibung:
Die wöchentliche Synchronisation bildet die Basis für eine transparente und effiziente teamübergreifende Zusammenarbeit. Hier erhalten alle Teilnehmenden einen Überblick über aktuelle und wichtige Projekte, Aufgaben und Veränderungen. Dieses Format bietet ausreichend Zeit für den Austausch zu Projekten, Status-Updates aus den Projektteams und Arbeitsgruppen sowie die Klärung von generellen offenen Fragen. Themen, die im Check-in zu kurz kommen, können hier vertieft werden.
Mögliche Themen: kurzer Rückblick auf die Aufgaben und nächsten Schritte vom letzten Meeting bzw. was seitdem passiert ist, Informationsaustausch zwischen den Abteilungen, Sammlung von akuten Themen sowie Auswahl und anschließende Bearbeitung.
Dauer: 60 bis 90 Minuten teamübergreifender Austausch
Teilnehmer*innen: max. 15 Personen (ausgewählte Vertreter*innen von den Teams)
Beispielhafte Agenda:
Begrüßung und Vorstellung der Agenda (5 Minuten)
Persönlicher Check-in von allen Teilnehmenden: Wie geht's dir? (30 Sekunden pro Person, insgesamt max. 10 Minuten)
Themensammlung und Auswahl von Themen für die Bearbeitung im Rahmen dieses Meetings (5 Minuten)
Bearbeitung der ausgewählten Themen (25 Minuten, je Thema 5-10 Minuten)
Definition der nächsten Schritte (10 Minuten)
Check-Out (5 Minuten)
Diese beiden sowie weitere Templates für eine Retrospektive und eine eigene Ausarbeitung sind im PDF-Leitfaden enthalten, den du am Ende des Artikels findest.
4. Der co-kreative Verbesserungsprozess beginnt mit einem Workshop
Ich empfehle dir, den Prozess zur Verbesserung der Meetings mit einem Workshop zu beginnen. Dann folgt eine dreimonatige Testphase, die mit einer Ergebnispräsentation abgeschlossen wird. Im Kick-off Workshop (3 Stunden) reflektierst du mit deinem Team die aktuelle Situation und erarbeitest Experimente für die Testphase. In Kleingruppen werden z.B. Meeting-Templates, Rollen und Regeln für die zukünftige Meetingkultur erarbeitet. Du kannst die Inhalte des PDF-Leitfadens als Grundlage für die Ausarbeitung im Workshop nutzen.
Bei der Analyse der Ist-Situation ist es besonders wichtig, das Bestehende ehrlich und konstruktiv zu hinterfragen:
Was läuft richtig gut, womit sind wir zufrieden? Welche Formate bringen einen echten Mehrwert?
Was läuft nicht gut, wo gibt es Verbesserungspotenzial? Welche Meetings wollen wir ändern?
Und welche Meetings könnten durch effizientere Alternativen ersetzt werden (z.B. E-Mail, Umfrage, asynchrone Kommunikation über Slack oder Teams)?
Die folgende Agenda dient zur Orientierung:
Einführung & Kontext (15 Min.) Zum Start geht es darum, ein gemeinsames Verständnis für effiziente Meetings zu schaffen. Warum sind effiziente Meetings wichtig? Welche Herausforderungen gibt es? Welche Ziele verfolgen Meetings? Wie sieht ein Meeting-Template aus? Nutze für diese Impulse die Informationen und Beispiele in diesem Leitfaden.
Analyse der aktuellen Meetingkultur (45 Min.) Gemeinsame Sammlung bestehender Meetings am Whiteboard: Welche Meetings gibt es aktuell und welche Ziele verfolgen wir damit? Wie oft finden sie statt? Wer nimmt teil? Anschließende Reflexion: Was läuft gut? Welche Formate bringen einen echten Mehrwert? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Welche Meetings könnten durch effizientere Alternativen ersetzt werden? Welches Meeting fehlt?
Entwicklung von Meeting-Templates (60 Min.) In Kleingruppen werden innerhalb von 30 Minuten Meeting-Templates (Ein Blanko-Template zum Ausdrucken findest du im PDF.) für bestehende oder neue Meetings ausgearbeitet: Was ist das Ziel? Wie lautet eine sinnvolle Agenda? Wie oft findet es statt? Wer nimmt teil? Anschließend präsentiert jede Gruppe ihre Ergebnisse und erhält Feedback.
Entwicklung von Rollen und Regeln (45 Min.) Gemeinsame Erarbeitung von Regeln und Rollen sowie Entscheidung: Welche konkreten Meeting-Experimente setzen wir in den nächsten Wochen um?
Die nächsten Schritte (15 Min.) Jetzt geht es an die Umsetzung: Wer übernimmt welche Aufgaben? Wie messen wir den Fortschritt und stellen sicher, dass sich die Meetingkultur verbessert? Abschließend wird der Termin für das erste Follow-up geplant, um die Ergebnisse zu reflektieren und gegebenenfalls nachzusteuern.
5. Fünf Tipps für die kurzfristige Verbesserung der Meetingkultur
Die nachhaltige Verbesserung der Meetingkultur ist ein langfristiger Prozess. Damit dein Team schnell motivierende Erfolge feiern kann, empfehle ich dir, insbesondere diese fünf Punkte zeitnah umzusetzen:
Klare Zielsetzung und strukturierte Agenda Jedes Meeting hat ein klares Ziel und eine durchdachte Agenda, die vorab an alle Teilnehmenden verschickt wird. So wissen alle: Warum findet das Meeting statt? Was wird besprochen?
Gezielte Auswahl der Teilnehmenden Nur die relevanten Personen nehmen teil – diejenigen, die aktiv beitragen oder Entscheidungen treffen. Denn: Je mehr Teilnehmende, desto teurer und ineffizienter wird das Meeting.
Verbindliche Meeting-Regeln Klare Regeln fördern eine produktive Zusammenarbeit. Dazu gehören z. B.: Aktives Zuhören, Fokus auf die Agenda, Pünktlichkeit, digitale Geräte im Flugmodus.
Effektive Moderation Eine Person übernimmt die Moderation, sorgt für Struktur, hält den Zeitplan ein und stellt sicher, dass alle Beteiligten zu Wort kommen.
Klare Dokumentation der Ergebnisse Eine weitere Person ist für die Dokumentation zuständig. Alle wichtigen Punkte, Entscheidungen und Aufgaben werden festgehalten und für alle zugänglich gemacht – inklusive wer was bis wann erledigt. So bleibt nichts offen und das Team kann direkt loslegen.
6. Fünf Tipps für die langfristige Verbesserung der Meetingkultur
Damit die Verbesserung langfristig gelingt, lohnt es sich die folgenden fünf Tipps zu berücksichtigen:
Pragmatismus Starte mit kleinen, realistischen Schritten. Es geht nicht darum, sofort alles zu verändern, sondern den Prozess gemeinsam als Team zu beginnen – idealerweise mit einem Workshop.
Meeting-Experimente Setze für 2-3 Wochen realisierbare Experimente um, z. B. neue Regeln oder Formate. Reflektiert nach jedem Experiment und passt die Ideen an, bis sie optimal zum Team und zum Arbeitsalltag passen. Beispiel für ein Experiment: Jedes Meeting hat ab sofort einen Check-in und einen Check-out. Dieser Artikel enthält eine Liste von Fragen, die ich regelmäßig in Meetings verwende.
Pausen zwischen Meetings Vermeide nahtlose Meetings. Plane zwischen 30-minütigen Meetings 5 Minuten und zwischen 60-minütigen Meetings 10 Minuten Pause ein.
Fokuszeiten einplanen Setze feste Zeiten im Arbeitsalltag ohne Meetings, um konzentriert zu arbeiten und sicherzustellen, dass Projekte und Aufgaben aus den Meetings auch bearbeitet werden.
Kontinuierliche Verbesserung Plane das Thema Meetingkultur langfristig als festen Punkt in die Team-Retrospektiven ein. Es lohnt sich, einmal pro Halbjahr zu überprüfen, ob das Meeting-Setup noch zu euch und euren Herausforderungen passt. Falls nicht, dann könnt ihr es in Form eines Workshops wieder gezielt anpassen.
7. Zusammenfassung und PDF-Leitfaden
Meetings sind wichtig für den Austausch von Informationen im Team. Laut Neue Narrative sind 75 % der Mitarbeiter*innen unzufrieden mit der aktuellen Meetingkultur. Hier liegt ein großes Potenzial: Effiziente Meetings sparen Zeit, stärken die Zusammenarbeit und steigern die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen. Dieser Leitfaden unterstützt dich dabei, Team-Meetings zu gestalten, die verbinden, Sinn stiften und Energie geben.
Nutze den PDF-Leitfaden für einen optimalen Start:
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